Büroumzug planen: ohne Ausfallzeit, Schritt für Schritt
Ein Büroumzug ist vor allem eine Frage der Planung. Stimmt die Reihenfolge, klappt Ihr Team am Freitag die Laptops zu und am Montag am neuen Standort wieder auf.
1. Sechs bis acht Wochen vorher anfangen
Legen Sie zuerst das Zeitfenster fest – meist ein Wochenende oder zwei Abende – und planen Sie von dort rückwärts. Reservieren Sie Aufzug und Ladezone in beiden Gebäuden und fragen Sie nach, ob die Hausverwaltung einen Versicherungsnachweis der Umzugsfirma verlangt.
2. Inventarliste und Raumplan
- Zählen Sie Schreibtische, Stühle, Schränke und alles, was abgebaut werden muss.
- Geben Sie jedem Schreibtisch eine Nummer und tragen Sie sie im neuen Raumplan ein.
- Dieselbe Nummer kommt auf jeden Karton von diesem Arbeitsplatz – farbige Etiketten pro Abteilung helfen sehr.
3. IT und Technik
Erstellen Sie vor dem Transport ein Backup der Server und fotografieren Sie die Verkabelung. Monitore reisen am besten im Originalkarton oder in gepolsterten Kisten; auf Wunsch bringen wir Kisten und Antistatikfolie mit.
4. Akten und Daten
Ordner mit personenbezogenen Daten bleiben vom alten bis zum neuen Regal verschlossen und nummeriert. Archivkartons werden zugeklebt, über das Klebeband hinweg unterschrieben und im abgeschlossenen Transporter transportiert.
5. Der Umzugstag
- Eine Person auf Ihrer Seite mit Raumplan und Telefon.
- Zuerst bauen wir die Schreibtische auf, dann kommen die Kartons direkt an ihre nummerierten Plätze.
- Die IT schließt die Technik an, während das Team die Gemeinschaftsflächen fertigstellt.
