Mudanza de oficina sin parar el trabajo: plan paso a paso

1. Empieza con 6⁠–⁠8 semanas de antelación

Elige primero la franja de la mudanza, normalmente un fin de semana o dos tardes, y organiza el resto contando hacia atrás desde esa fecha. Reserva el ascensor y la zona de carga en los dos edificios y comprueba si alguno exige a la empresa de mudanzas un certificado de seguro.

2. Haz un inventario y un plano

• Cuenta mesas, sillas, armarios y todo lo que haya que desmontar.
• Pon un número a cada puesto y márcalo en el plano de la nueva oficina.
• Usa el mismo número en todas las cajas de ese puesto; las etiquetas de colores por departamento ayudan mucho.

3. Informática y equipos

Haz una copia de seguridad de los servidores antes de moverlos y fotografía cómo están conectados los cables. Los monitores viajan mejor en sus cajas originales o en cajas acolchadas; si nos lo pides, llevamos cajas y film antiestático.

4. Documentos y datos

Los archivadores con datos personales van cerrados y numerados desde la estantería antigua hasta la nueva. Las cajas de archivo se cierran con cinta, se firman sobre la cinta y viajan en una furgoneta cerrada con llave.

5. El día de la mudanza

• Una persona de tu empresa con el plano y un teléfono.
• Primero se montan las mesas y después las cajas van directamente a su puesto numerado.
• Tu departamento de informática lo vuelve a conectar todo mientras nosotros terminamos las zonas comunes.