Trasloco dell’ufficio senza fermare il lavoro: piano passo dopo passo

1. Inizia 6⁠–⁠8 settimane prima

Per prima cosa scegli quando traslocare, di solito un fine settimana o due serate, e poi organizza tutto a ritroso. Prenota l’ascensore e la zona di carico in entrambi gli edifici e chiedi all’amministrazione se serve un certificato di assicurazione della ditta di traslochi.

2. Fai un inventario e una piantina

• Conta scrivanie, sedie, armadi e tutto ciò che va smontato.
• Dai un numero a ogni scrivania e riportalo sulla piantina della nuova sede.
• Scrivi lo stesso numero su ogni scatolone di quella postazione: le etichette colorate per reparto aiutano molto.

3. IT e apparecchiature

Fai un backup dei server prima di spostarli e fotografa i collegamenti dei cavi. I monitor viaggiano meglio nelle scatole originali o in casse imbottite; su richiesta portiamo casse e pellicola antistatica.

4. Documenti e dati

I faldoni con dati personali restano sigillati e numerati dallo scaffale di partenza a quello di arrivo. Le scatole d’archivio vengono chiuse con il nastro, firmate a cavallo del nastro e trasportate in un furgone chiuso a chiave.

5. Il giorno del trasloco

• Una persona di riferimento della tua azienda, con la piantina e il telefono.
• Prima si montano le scrivanie, poi gli scatoloni vanno dritti alle postazioni numerate.
• Il reparto IT ricollega tutto mentre la squadra finisce le aree comuni.