業務を止めないオフィス移転：ステップごとの進め方

1. 6〜8週間前に準備を始める

まず移転の時間枠（多くは週末、または平日の夜2回）を決め、そこから逆算します。両方のビルでエレベーターと搬入口を予約し、ビル側が引越し業者の保険証明書を求めるかどうかも確認しましょう。

2. 備品リストとレイアウト図を作る

• デスク、椅子、キャビネット、分解が必要なものを数えます。
• デスクごとに番号を付け、新しいオフィスのレイアウト図に書き込みます。
• そのデスクの段ボールにはすべて同じ番号を付けます。部署ごとに色分けしたラベルを使うと便利です。

3. IT機器・備品

サーバーは移動前にバックアップを取り、配線の状態を写真に撮っておきましょう。モニターは購入時の箱か、緩衝材入りのケースで運ぶのが安全です。ご希望があれば、ケースと静電気防止シートをお持ちします。

4. 書類とデータ

個人情報を含むファイルは、封をして番号を付けたまま、元の棚から新しい棚まで運びます。書類箱はテープで封をし、テープの上に署名して、施錠したトラックで輸送します。

5. 移転当日

• お客様側で、レイアウト図と電話を持った担当者を1名決めてください。
• まずデスクを組み立て、そのあと段ボールを番号どおりの場所へ直接運びます。
• スタッフが共用スペースを仕上げている間に、IT担当者が機器を接続します。