Déménager ses bureaux sans interruption : le plan étape par étape

1. Commencez 6 à 8 semaines à l’avance

Choisissez d’abord le créneau du déménagement, en général un week-end ou deux soirées, puis remontez le calendrier. Réservez l’ascenseur et le quai de chargement dans les deux immeubles, et vérifiez si l’un d’eux exige une attestation d’assurance du déménageur.

2. Faites un inventaire et un plan des locaux

• Comptez les bureaux, les chaises, les armoires et tout ce qui doit être démonté.
• Donnez un numéro à chaque poste de travail et reportez-le sur le plan des nouveaux locaux.
• Inscrivez le même numéro sur chaque carton de ce poste ; des étiquettes de couleur par service facilitent beaucoup les choses.

3. Informatique et matériel

Sauvegardez les données des serveurs avant leur transport et photographiez le câblage. Les écrans voyagent mieux dans leur emballage d’origine ou dans des caisses rembourrées ; sur demande, nous apportons des caisses et du film antistatique.

4. Documents et données

Les dossiers contenant des données personnelles restent scellés et numérotés, de l’ancienne étagère à la nouvelle. Les cartons d’archives sont fermés au ruban adhésif, signés à cheval sur le ruban et transportés dans un camion fermé à clé.

5. Le jour J

• Une personne de votre côté, avec le plan des locaux et un téléphone.
• Les bureaux sont montés en premier, puis les cartons vont directement à leur emplacement numéroté.
• Le service informatique rebranche le matériel pendant que l’équipe termine les espaces communs.